Prijava gostiju u eVisitor: rokovi, podaci i česte greške

Svaki gost koji kod vas noći mora biti prijavljen u eVisitor, središnji sustav za prijavu i odjavu turista u Hrvatskoj. Obveza je jednostavna, ali u sezoni, kad se gosti mijenjaju svaki dan, lako je zakasniti ili nešto krivo upisati. Ovo je pregled onoga što propis traži i kako si posao olakšati.

Tko prijavljuje goste

Prijava je obveza onoga tko pruža uslugu noćenja: pravnih osoba i obrtnika, ali i fizičkih osoba koje iznajmljuju u domaćinstvu. Ako iznajmljujete apartman, sobu ili kuću za odmor, prijava je vaša odgovornost, bez obzira na to je li gost rezervirao preko Bookinga, Airbnba, agencije ili izravno kod vas.

Rokovi: 24 sata

Zakon o turističkoj pristojbi (članak 22.) i gov.hr propisuju dva roka:

• prijava u roku od 24 sata od dolaska gosta,
• odjava u roku od 24 sata od odlaska.

U praksi to znači da gosta koji stigne u subotu u 22 sata morate prijaviti najkasnije do nedjelje u 22 sata. Najsigurnije je prijavu napraviti isti dan, dok su vam podaci još pri ruci.

Koji podaci trebaju

Podaci se upisuju iz osobne iskaznice, putovnice ili druge isprave o identitetu. Za prijavu svakog gosta, pa i djece, trebate:

• ime i prezime, spol i datum rođenja,
• državljanstvo te državu i mjesto prebivališta,
• vrstu i broj isprave,
• datum dolaska i planiranog odlaska.

Za goste s prebivalištem izvan Europske unije prijava traži i granični prijelaz te datum ulaska u zemlju. Datum rođenja nije formalnost: tamo gdje se pristojba plaća po noćenju, o dobi ovisi njezin iznos. Djeca do 12 godina pristojbu ne plaćaju, a od 12 do 18 godina plaćaju upola (Zakon o turističkoj pristojbi, članci 5. i 6.).

Česte greške

Prepisivanje u zadnji čas. Gost stigne umoran, vi čekate s olovkom, a osobne iskaznice cijele obitelji treba prepisati slovo po slovo. Upravo se tu događaju tipfeleri u broju isprave i zamijenjeni datumi.

Zaboravljena odjava. Prijava je navika, a odjava se lako preskoči, osobito kad gost ode rano ujutro. I ona ima rok od 24 sata.

Krivi datum odlaska. Ako gost skrati ili produlji boravak, ispravite podatak. Noćenja iz eVisitora ulaze u službenu statistiku, a tamo gdje se pristojba plaća po noćenju i u njezin obračun.

Gost koji nije došao. Ako ste gosta prijavili unaprijed, a on nije stigao, prijavu treba poništiti. Inače u sustavu ostaje boravak koji se nije dogodio.

Kako si olakšati posao

Najviše vremena ne troši sama prijava nego prikupljanje podataka. Dvije stvari tu puno pomažu:

1. Podaci prije dolaska. Umjesto da ih prepisujete s dokumenta na vratima, zamolite gosta da ih unese sam, dan-dva prije dolaska. Tako ih stignete provjeriti na miru, a na vratima samo predate ključ.
2. Zaseban eVisitor korisnik za aplikacije. Ako prijavu radi softver, u eVisitoru otvorite dodatnog korisnika samo za tu namjenu. Aplikacija tako nikad ne zna lozinku vašeg glavnog računa, a pristup možete ukinuti kad god želite.

Kako to radi u Adriabooku

Uz potvrdu rezervacije gost dobiva poveznicu na digitalni check-in. Sam upisuje točno ona polja koja traži eVisitor, na hrvatskom, engleskom ili njemačkom, bez fotografiranja dokumenata. U panelu pregledate podatke i jednim klikom prijavite goste u eVisitor, a tamo gdje se pristojba plaća po noćenju, odmah dobivate i eVisitorov okvirni obračun za svakog gosta. Podaci gostiju brišu se sami 30 dana nakon odlaska.

Ako prijavljujete ručno, i dalje vrijedi isto pravilo: podatke skupite prije dolaska, a prijavu obavite isti dan.