iCal sinkronizacija: kako izbjeći dvostruke rezervacije

Dvostruka rezervacija je najneugodnija stvar koja se iznajmljivaču može dogoditi: dva gosta, jedan apartman i telefonski poziv koji nitko ne želi obaviti. Kad apartman oglašavate na više mjesta, kalendari se najčešće usklađuju preko iCala. To dobro radi, ali samo ako znate gdje su mu granice.

Što je iCal

iCal je adresa (URL) na kojoj portal objavljuje koji su dani u vašem kalendaru zauzeti. Adresu Bookinga upišete u Airbnb, adresu Airbnba u Booking, i svaki portal povremeno pogleda što je zauzeto na drugom.

Preko iCala putuju samo zauzeti dani. Ne putuju cijene, imena gostiju ni broj osoba, a ne putuje ni otkazivanje u stvarnom vremenu: kad se rezervacija otkaže, termin se oslobađa tek pri sljedećem osvježavanju.

Zašto kalendari kasne

iCal ne javlja promjene sam. Svaki portal u svom ritmu povlači tuđi kalendar. Airbnb navodi da povezane kalendare osvježava svaka 3 sata. Drugi portali imaju svoj ritam i ne objavljuju ga uvijek.

Između dvaju osvježavanja postoji razdoblje u kojem je termin već prodan na jednom portalu, a na drugom se još vidi kao slobodan. Uglavnom se ništa ne dogodi, ali u sezoni, za popularne termine i rezervacije u zadnji čas, to razdoblje je dovoljno za dvostruku rezervaciju.

Kako postaviti kanale

Jedan središnji kalendar. Najpouzdanije je da jedan kalendar bude glavni: on uvozi zauzetost sa svih portala, a svaki portal uvozi samo njegov kalendar. Ako kalendare vežete u lanac (Booking u Airbnb, Airbnb u treći portal), kašnjenja se zbrajaju.

Svaki apartman zasebno. Svaki apartman ima svoj kalendar. Nikad ne vežite kalendar jednog apartmana na drugi, čak ni kad su isti.

Provjera nakon postavljanja. Blokirajte jedan datum na jednom mjestu i nakon nekoliko sati provjerite je li se pojavio na ostalima. Tako znate da veza stvarno radi.

Kako smanjiti rizik

• Najava rezervacije unaprijed. Na portalima možete odrediti koliko unaprijed gost mora rezervirati. Ako za isti ili sljedeći dan ne primate rezervacije preko portala, ostaje manje prostora za kašnjenje sinkronizacije.
• Ručna provjera za rezervacije u zadnji čas. Kad netko rezervira za sutra, pogledajte kalendare na svim portalima, a ne samo na jednom.
• Brzo zatvaranje termina. Kad potvrdite rezervaciju koja nije došla preko portala, na primjer telefonom, odmah je upišite u glavni kalendar, a ne na kraju dana.

Ako se ipak dogodi

Javite se gostu čim primijetite dvostruku rezervaciju. Što ranije, to je više mogućnosti: drugi apartman kod vas ili kod susjeda, drugi termin ili povrat novca. Gost koji na vrijeme dobije pošteno rješenje rijetko ostavi lošu ocjenu. Gost koji to sazna na vratima gotovo uvijek je ostavi.

Kako to radi u Adriabooku

Kalendar vlastite stranice u Adriabooku je središnji kalendar. Svaki apartman ima svoju izvoznu iCal adresu koju upišete u Booking i Airbnb, a njihove kalendare Adriabook uvozi svaka 3 sata. Rezervacija s portala nikad se ne odbija, jer ona na portalu već postoji. Ako se preklapa s postojećom rezervacijom, dobit ćete e-mail upozorenje čim uvoz primijeti preklapanje, a ne tek kad gost stigne. Rezervacije u panelu vidite zajedno, bez obzira na to odakle su došle.